日々、多くの取り扱いがある各種支払いの収納代行は、コンビニ業務の中でも特に慎重さが求められる業務の一つ。
バーコードの読み取り漏れや控えの渡し間違えなど、ちょっとしたミスが、大きなクレームや信用問題につながってしまうことも…。
しかし、あらかじめ「よくあるミス」と「その対策」を知っておけば、安心して収納代行の受付ができるようになります！
そこで今回は、収納代行業務でのミスを未然に防ぐ具体的な方法や、ミスをした場合に起こりえる問題点を、実際の流れに沿って徹底的に解説していきます！
枚数を確認する
お客さんが払込票をレジへ持ってきたら、まずはじめに枚数の確認を行います。
目視だけでなく、払込票が重なっていないか、指でこすりながら一枚ずつ広げて確認すると、正確に枚数を数えることができます。
最後、お客さんに「〇枚でよろしいでしょうか？」と一緒に確認を取りましょう。
スキャン済みの払込票は裏返す
払込票をスキャンした後は裏返し、未スキャンの払込票と区別することで、スキャン漏れを防ぎます。
また、スキャン済みのものが一目でわかるので、次にどの払込票をスキャンすれば良いか迷うことなく、スムーズに作業を進められます。
気を付けたいのは、お客さんの個人情報の記載されてある部分が、払込票の裏側に残っていることがあります。裏返した時に確認しましょう。
ハンコの日付を確認する
払込票の控えへ押印する前に、今日の日付とハンコの日付が一致しているか確認した方が良いです。
24時間営業の店舗では、ハンコの日付変更は深夜0時に夜勤スタッフが行いますが、忘れてしまい変更できていなかったり、誤った日付に変更していることがあります。また、精算業務などでハンコの押し忘れに気付いた際、日付を変更して押した後、元に戻し忘れている場合があります。
支払いが済んでからハンコを押す
押印作業を早く終わらせたいからといって、支払いが完了する前にハンコを押さないように気を付けて下さい。
払込票は基本的に、左側から「本部控え」「店舗控え」「お客さま控え」の３つの並びになっています。それぞれの枠すべてにハンコを押します。
※自動車税などの払込票には、押印欄が４つあります。
ハンコを押すときは、枠からはみ出さないよう注意します。コツは、印面の一部を軽く枠の内側に当てて位置決めをした後、全体を押し付けるようにすると、きれいに押せます。
切り離したお客さま控えは右側へ
最後に、お客さま控えを切り離して渡します。
払込票が１枚の場合は、切り離したお客さま控えを右手から離さないようにします。
払込票が複数枚ある場合は、お客さま控えだけを右側に寄せてまとめて、バーコードのある控えと区別します。
納付時期が５月にある自動車税の場合に限り、「領収証書」と「納税証明書」の２つの控えを渡さないといけなので気を付けて下さい。右から２番目の領収証書のサイズが大きいので、認識しやすいと思います。
その他注意点
- ピーク時に何十枚もの払込票を持ってこられた場合は、「すべて受け付けるのはかなり時間がかかる」「他のお客さんの対応もしないといけない」という２点をお客さんに伝えて、10枚ずつくらいに分けてお支払いしていただくようにお願いするのがベストな対応かと思います。もし強く反発されても、「一度にすべて受け付けできない」と改めて伝えた方が良いです。ピーク時に対応してしまうと、他のお客さんからクレームを受ける可能性があります。
- お客さま控えが切り離されてる払込票を出されることがありますが、トラブルを避けるためにも原則、受付しない方が良いです。お客さま控えを紛失された場合は、払込票の発行元へ問い合わせて、再発行を依頼していただくよう案内しましょう。
- バーコードがない払込票や、支払い期限が過ぎているものは、コンビニでの取り扱いができません。金融機関で対応可能な場合があるので、そちらを案内しましょう。
- PAYSLEなどアプリの電子バーコードではなく、払込票のバーコードを写真で提示された場合、ハンコを押すことができないため、受付できません。
- １件の払込票の金額が税抜き５万円以上の場合は、お客さま控えに２００円印紙を貼って割印します。印紙を貼り忘れると印紙税を納めていないこととなり、店側にペナルティが課される可能性があります。
- 手動レジの場合、代金を受け取る前にレジ処理をしないで下さい。もしお金が足りなかった場合、レジでの払込票の取り消しができないので、必ず代金受領後にレジ処理をします。
- 個人情報の漏洩や紛失のリスクがあるので、受付した払込票は所定の保管場所へ都度収納しましょう。
まとめ
収納代行業務は、ただ支払いを処理するだけでなく、信頼や信用に直結する重要な業務です。
もし、ミスをしてしまった場合は、大きな問題になることもあるので、必ず上の人に報告しましょう。
お金に関わる業務だからこそ、正確で丁寧な受付を行うことで、お客さんに安心してもらえ、再来店につながります。
この記事を参考に、ミスのない収納代行を行い、お店のファンを増やしましょう！